Берем на вооружение электронный документооборот

 

Что такое документооборот и для чего он нужен вопрос риторический для тех, кто так или иначе связан с хозяйственной деятельностью.  Все что входит в процесс от начала создания определенного документа до завершения его исполнения, то есть весь комплекс работ с этими документами включая принятие, регистрация в реестре, рассылка исполнителям, контроль за исполнением с обозначенными датами, справочная работа, формирование документации по работе и наконец отправка в архив на хранение, все это имеет одно название – документооборот.

С развитием компьютерных технологий процесс документооборота постепенно становится более автоматизирован, когда помимо сокращения в архиве объема макулатуры упрощается само делопроизводство. Сегодня практически во всех сферах внедряется электронный документооборот, который представляет собой объединение в единый механизм всех этапов обработки документов, при этом реализуется концепция «делопроизводство без бумаги».

По сути эдо электронный документооборот это программное обеспечение, такое как на сайте docspace.ru, обеспечивающего создание и обработку документов участвующих в управлении организацией. При этом имеются такие понятия, как системы электронного документооборота, которые различаются своей функциональностью, кроме того обязательным является присутствие электронного документа и электронно-цифровой подписи.

Электронный документ это базовый инструмент управления. В организации нет просто приказов или каких-либо решений, но есть документы их содержащие, то есть руководитель осуществляет управление своей организацией через документы. И если в обычном документообороте документы сопровождаются подписью ответственного по ним лица, то электронный документ имеет электронно-цифровую подпись, которая по сути является аналогом собственноручной и имеет такую же силу. Любая электронно-цифровая подпись (ЭЦП) должна обладать высокой степенью криптографической защиты поскольку отвечает за подлинность электронного документа. Хранится ЭЦП, как правило в виде зашифрованного файла либо на внешнем носителе информации, либо на компьютере, на котором ведется документооборот.

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Top